Polityka prywatności - TB Foam Solutions Sp. z o.o.

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje proces przetwarzania danych dostarczonych lub zebranych za pośrednictwem naszych platform cyfrowych, jak również pozyskanych innymi kanałami.

TB Foam Solutions Sp. z o.o. przestrzega zasad wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych: Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO") oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

Administratorem danych osobowych jest TB Foam Solutions Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Spółdzielczej 49, 64-100 Leszno. Można kontaktować się z nami wysyłając mail na adres iod@tbfoamsolutions.pl lub listownie na adres korespondencyjny TB Foam Solutions Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Spółdzielczej 49, 64-100 Leszno. Każda inna forma kontaktu także będzie skuteczna, o ile oświadczenie woli dojdzie do naszej wiadomości w taki sposób, że będziemy mogli zapoznać się z jego treścią.

1. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Cel przetwarzania	Podstawa prawna
Prowadzenie korespondencji e-mailowej i tradycyjnej	Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością gospodarczą.
Kontakt telefoniczny	Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.
Prowadzenie rekrutacji Prowadzenie przyszłej rekrutacji Weryfikacja kwalifikacji i umiejętności kandydata lub kandydatki oraz ustalenia warunków współpracy Ustalenia lub dochodzenia przez Administratora ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora	Obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa pracy) a w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); Zgoda kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest weryfikacja kandydatów do pracy oraz określenie warunków ewentualnej współpracy; Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Realizacja zawartych umów z Klientami/ Kontrahentami (kontakt z osobami wskazanymi do kontaktu w ramach realizacji zawartych Umów)	Prawnie uzasadniony interes Administratora oraz jego kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy.
Nawiązywanie kontaktów biznesowych	Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.
Monitoring wizyjny	Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa osób przebywających na terenie siedziby Administratora w tym pracowników oraz ochrony mienia.
Realizacja zawartej umowy o staż/ praktykę	Realizacja zawartej umowy (art. 6 ust 1 lit. b RODO) oraz obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa a w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
Przekazanie darowizny osobom fizycznym/ prawnym	Realizacja zawartej umowy (art. 6 ust 1 lit. b RODO) oraz obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa.
Realizacja umów zawartych z osobami fizycznymi oraz osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobowe działalności gospodarcze	Realizacja zawartej umowy (art. 6 ust 1 lit b RODO), obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa cywilnego) oraz uzasadniony interes administratora (art. 6 ust 1 lit f RODO polegający na bieżących kontaktach).
Ewidencjonowanie osób wchodzących/ wjeżdżających na teren Administratora	Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na sprawowaniu nadzoru nad ilością przebywających osób na terenie siedziby oraz bezpieczeństwem.

2. Jakie dane osobowe gromadzimy i dlaczego?

Cele przetwarzania danych wynikają z prowadzonych przez nas aktywności i świadczonych usług.

Poniżej przedstawiono główne kategorie danych zbieranych przez TB Foam Solutions Sp. z o.o. oraz podstawowe powody, dla których takie dane są zbierane:

2.1 W ramach ogólnej działalności biznesowej

Gromadzimy dane osobowe osób fizycznych, pracowników, dostawców (w tym usługodawców zewnętrznych), kontrahentów, firm powiązanych, pośredników i klientów korporacyjnych. Dane te mogą obejmować imię i nazwisko osoby fizycznej, dane kontaktowe oraz inne informacje niezbędne do celów zatrudnienia lub współpracy biznesowej z Państwem lub Państwa organizacją.

2.2 W celu udzielenia pomocy w przypadku zapytań

W przypadku kontaktu telefonicznego, e-mailowego, pocztowego mogą Państwo podać nam swoje dane osobowe, w tym imię i nazwisko, adres e-mail lub inne dane kontaktowe. Dane te umożliwiają nam odpowiadanie na Państwa zapytania.

2.3 Klienci i potencjalni klienci

Możemy gromadzić dane osobowe aktualnych klientów oraz potencjalnych klientów, w tym ich Pracowników w zakresie imienia i nazwiska, danych kontaktowych i innych informacji niezbędnych do prowadzenia przez nas interesów z daną osobą lub organizacją.

2.4 Rozwój biznesu

Przekazywane osobiście dane osobowe lub dane gromadzone przez nasze platformy cyfrowe będą wykorzystywane w celu zwiększenia wiedzy o naszych klientach, (co pozwala nam na wprowadzenie usprawnień na naszych platformach cyfrowych, czy też w świadczonych usługach) oraz przekazywania informacji i ofert. Dane mogą być również wykorzystane do rozwijania usług i produktów.

2.5 Potencjalni pracownicy i firmy współpracujące

Kiedy osoba ubiega się o pracę lub zawiera umowę, możemy zebrać pewne informacje, takie jak imię i nazwisko, dane kontaktowe, informacje o przebiegu historii pracy oraz odpowiednie dokumenty i informacje o zainteresowaniach zawodowych. Mogą one zostać pobrane bezpośrednio od Państwa, od konsultanta ds. rekrutacji oraz z ogólnodostępnych źródeł. Informacje te są wykorzystywane w celu podjęcia przez nas decyzji, czy złożyć danej osobie ofertę zatrudnienia, czy też zaangażować się we współpracę z innym podmiotem na podstawie umowy.

2.6 W celu zachowania zgodności z prawem

Gromadzimy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Gromadzone przez nas dane traktujemy, jako poufne i nigdy nie udostępnimy ich podmiotom trzecim bez podstawy prawnej oraz spełnienia warunków legalności udostępniania i przetwarzania.

Sytuacja taka będzie miała miejsce w szczególności, gdy jesteśmy zobowiązani:

• zgłosić pracownika do ZUS;

• wykonać inne obowiązki względem naszych pracowników i współpracowników, w tym prowadzić Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych czy spełniać wymagania z zakresu BHP;

• wykonać obowiązki z zakresu prawno-skarbowego;

• wykonać obowiązki z tytułu gwarancji i rękojmi za wady ;

• archiwizować dokumenty przez wskazany w przepisach czas;

• udostępnić dane na żądanie odpowiednich organów państwowych.

3. W jaki sposób gromadzimy informacje o użytkowniku?

3.1. Wykorzystanie plików cookie

Zbieramy informacje za pośrednictwem różnych technologii, takich jak pliki cookie. Dotyczy to wizyt w naszych witrynach internetowych i aplikacjach lub stosowanie naszych aplikacji w witrynach internetowych lub na platformach stron trzecich. Pliki cookie to małe pliki, w których przechowywane są informacje na komputerze, w telefonie komórkowym lub innych urządzeniach. Dzięki nim podmiot, który umieścił plik cookie w urządzeniu danej osoby, może ją rozpoznać we wszystkich witrynach internetowych, urządzeniach i/ lub sesjach przeglądania. Pliki cookie są przydatne do wielu celów. Na przykład pomagają nam i stronom trzecim ustalić, która część naszej witryny internetowej jest najpopularniejsza, ponieważ pokazują nam, które strony i elementy są odwiedzane oraz ile czasu odwiedzający spędzają na różnych stronach. Więcej informacji na temat plików cookie można znaleźć w naszej polityce plików cookie.

4. Wymiana danych osobowych z innymi spółkami

TB Foam Solutions Sp. z o.o. dochowuje wszelkich starań celem zachowania poufności pozyskanych danych, nie udostępnia innym podmiotom danych osobowych podanych dla celów marketingowych, w sposób umożliwiający im wykorzystanie danych dla własnych celów, ani tym bardziej danych nie odsprzedaje.

TB Foam Solutions Sp. z o.o. nie będzie udostępniać Państwa danych osobowych z wyjątkiem kilku sytuacji, na przykład:

• Gdy inne firmy świadczą usługi w naszym imieniu. Dotyczy to, na przykład, dostaw produktów (firmy transportowe i kurierskie), obsługi reklamacji, czy też promocji (w ich obsłudze wspomagają nas podmioty zewnętrzne). Firmy te nie mogą wykorzystywać Państwa danych osobowych do celów innych niż wymagane przez nas lub wymagane przez przepisy prawa.

• Sytuacje, w których zezwolą nam Państwo na udostępnianie swoich danych osobowych innej firmie, aby mogły one wysyłać oferty i informacje o akcjach promocyjnych dotyczących ich produktów i usług.

• W przypadku, gdy udostępniamy dane osobowe stronom trzecim w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony naszym klientom, ochrony naszych praw i własności, przestrzegania przepisów prawa lub w innych przypadkach, jeżeli uważamy, że ich ujawnienie wymagane jest przez prawo.

Kategorie odbiorców Państwa danych osobowych oraz podmiotów, którym dane mogą być udostępniane:

• Partnerzy biznesowi, dostawcy i podwykonawcy, z którymi współpracujemy - na przykład dostawy i usługi dla klientów oraz wsparcie i hosting witryn internetowych.

• Dostawcy technologii - na przykład technologie analityczne, śledzące, technologie targetowania i ponownego kierowania oraz dostawcy wyszukiwarek, którzy pomagają nam w ulepszaniu i optymalizacji naszych platform.

• Reklamodawcy i sieci reklamowe, które wymagają danych, aby wybrać i wyświetlać odpowiednie reklamy Tobie i innym osobom, jeśli wyraziłeś na to zgodę.

• Portale społecznościowe, jeśli jest to wymagane podczas przetwarzania i jeśli wyraziłeś na to zgodę

• Z innymi stronami trzecimi w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony naszych klientów, ochrony naszych praw i mienia w celu przestrzegania procedur prawnych lub w innych przypadkach, jeżeli ujawnienie jest wymagane przez przepisy prawa.

• Spółki należące do Grupy EuroComfort lub strony trzecie, które obsługują platformy i narzędzia cyfrowe w imieniu naszej spółki w celu świadczenia usług związanych z naszą działalnością.

• Strony trzecie, które wykonują zdjęcia i nagrywają filmy w imieniu naszej spółki, takie jak zdjęcia i filmy z udziałem obdarowanych, uczestników szkoleń lub wydarzeń.

• Podmioty te mogą wykorzystywać dane osobowe na Państwa temat wyłącznie do celów wskazanych przez naszą spółkę lub stanowiących wymóg prawny.

Przy współpracy z zewnętrznymi usługodawcami, zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w zakresie przetwarzania Twoich danych osobowych przez usługodawców. Dane nie mogą zostać wykorzystane do celów innych niż te, o których informowaliśmy podczas ich zbierania lub które są wymagane przez prawo.

Twoje dane osobowe są przechowywane na serwerach znajdujących się na terenie Unii Europejskiej.

Odbiorcy spoza UE:

Wykorzystując lub ujawniając dane osobowe przekazywane z Unii Europejskiej, stosujemy standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, stosujemy inne środki na gruncie prawa Unii Europejskiej w celu zapewnienia zasadniczo równoważnych zabezpieczeń lub uzyskujemy Państwa zgodę.

Korzystamy z podmiotów zewnętrznych, które wspierają nas w prowadzeniu działań na nasze zlecenie i na naszą rzecz. Dbamy jednak o to, aby podmioty te umownie były zobowiązane do zachowania najwyższych standardów w zakresie ochrony danych osobowych. W chwili, gdy nie będą już one potrzebować danych do realizacji tej usługi, to usuną te dane, zgodnie z procedurami.

Z uwagi na to, że współpracujemy z różnymi firmami, w różnym czasie, nie jesteśmy w stanie wymienić ich w tym dokumencie w sposób zbiorczy i jednorazowy. Uwzględnienie wszystkich tych podmiotów nie przyczyniłoby się do jasności tego dokumentu. Często też zmieniamy dostawców poszukując najwyższej jakości na rynku dla naszych usług. Musielibyśmy udostępniać za każdym razem zaktualizowaną listę, co byłoby uciążliwe dla naszych klientów. Dlatego podajemy kategorie podmiotów, co wydaje nam się bardziej przejrzyste i przyjazne. Jednakże w przypadku konkretnej prośby, możemy przedstawić firmę, z którą współpracujemy.

Nasza firma jest częścią Grupy EuroComfort, która działa globalnie.

Możemy udostępniać Twoje dane osobowe wewnętrznie w Grupie EuroComfort, ale tylko wtedy, gdy jest to konieczne do realizacji celu, w którym przetwarzamy Twoje dane osobowe. Wszystkie podmioty w Grupie EuroComfort, przestrzegają tych samych procedur podczas przetwarzania danych osobowych, zapewniając ten sam poziom bezpieczeństwa w całej Grupie. Udostępnianie i przetwarzanie danych odbywa się w oparciu o korporacyjne zasady przetwarzania i udostępniania, które legalizowane są za pomocą odpowiednich porozumień i umów w tym zakresie, zawieranych pomiędzy podmiotami Grupy EuroComfort.

5. Przysługujące Państwu prawa

TB Foam Solutions Sp. z o.o. zapewnia możliwość stosowania określonych możliwości kontroli i wyboru, jeżeli chodzi o zakres gromadzenia, wykorzystywania i udostępniania informacji dotyczących Państwa. Zgodnie z obowiązującym prawem, przysługujące Państwu instrumenty kontroli i wyboru mogą obejmować:

• Prawo dostępu do danych - prawo do zażądania kopii posiadanych przez nas informacji;

• Prawo do sprostowania - prawo do poprawiania nieprawidłowych lub niekompletnych danych, które są w naszym posiadaniu;

• Prawo do bycia zapomnianym - w pewnych okolicznościach można złożyć wniosek o usunięcie przechowywanych przez nas danych;

• Prawo do ograniczenia przetwarzania - w przypadku spełnienia określonych warunków prawo do ograniczenia przetwarzania danych;

• Prawo do przenoszenia - prawo do przekazania danych, będących w naszym posiadaniu do innej organizacji;

• Prawo do sprzeciwu - prawo sprzeciwiania się niektórym rodzajom przetwarzania, takim jak na przykład marketing bezpośredni;

• Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych – prawo do cofnięcia zgody może być wykonane w każdym czasie i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu ds. ochrony danych osobowych.

W przypadku chęci wycofania zgody na przetwarzanie danych lub wniesienia sprzeciwu, dane, tj. wyłącznie imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu będą nam także potrzebne, abyśmy mogli precyzyjnie ustalić czyje dane będziemy obowiązani usunąć. Nie będziemy jednak prosić o więcej danych niż podczas ich pobierania. W tym zakresie także dane podawane są dobrowolnie, jednakże ich niepodanie uniemożliwi nam spełnienie prośby, jeżeli nie będziemy w stanie poprawnie zweryfikować tożsamości.

Mogą Państwo korzystać ze swoich praw kontaktując się z Inspektorem ochrony danych pod adresem e-mail iod@tbfoamsolutions.pl.

6. Jak można zapoznać się ze swoimi danymi osobowymi, które są w posiadaniu TB Foam Solutions Sp. z o.o.

Na złożony wniosek TB Foam Solutions Sp. z o.o. poinformuje każdą osobę, której dane dotyczą, jakie posiada informacje na temat osoby wnioskującej oraz jak są one przetwarzane. Można zawnioskować o podanie następujących informacji:

• Tożsamość i dane kontaktowe administratora.

• Cel przetwarzania danych oraz podstawa prawna przetwarzania danych;

• Jeżeli przetwarzanie opiera się na uzasadnionym interesie lub interesie strony trzeciej - informacje o takim interesie;

• Kategorie danych osobowych, które są gromadzone, przechowywane oraz przetwarzane;

• Odbiorca/ odbiorcy lub kategorie odbiorców, którym dane były/ są / lub będą ujawniane;

• Jeżeli zamierzamy przekazać dane osobowe do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, informacje o tym, w jaki sposób zapewniamy ich bezpieczeństwo. UE wyraziła zgodę na przesyłanie danych osobowych do niektórych krajów, z uwagi na to, że spełniają one minimalne normy dotyczące ochrony danych osobowych. W innych przypadkach zapewniamy, że istnieją konkretne środki w celu zabezpieczenia informacji;

• Przez jaki czas dane będą przetwarzane;

• Szczegóły dotyczące prawa do poprawienia, usunięcia, ograniczenia lub sprzeciwu względem przetwarzania;

• Informacje o prawie do wycofania zgody w dowolnym momencie;

• W jaki sposób można wnieść skargę do organu nadzorczego;

• Czy przekazanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym czy umownym, czy jest to wymóg niezbędny do zawarcia umowy, a także czy istnieje zobowiązanie do przekazania danych osobowych oraz jakie mogą być konsekwencje nieprzekazania takich danych;

• Źródło danych osobowych, jeżeli nie zostały one uzyskane od osoby, której te dane dotyczą;

• Szczegóły i informacje dotyczące zautomatyzowanego procesu podejmowania decyzji, takie jak profilowanie oraz wszelkie istotne informacje na temat logiki, jak również znaczenia i możliwych konsekwencji takiego przetwarzania danych.

Odpowiedzi udzielimy w ciągu 30 dni, ale w niektórych przypadkach możemy potrzebować więcej czasu, o czym poinformujemy odpowiednio wcześnie, tj. przed upływem 30 dni.

7. Informacje o profilowaniu

Podczas realizowania działań marketingowych administrator nie podejmuje żadnych decyzji opartych na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które mogłyby wywoływać skutki prawne lub w inny sposób istotnie wpływać na osoby, których dane dotyczą. Korzystamy z plików cookies do celu analizy aktywności internetowej i oferowania lepiej dopasowanych reklam do potrzeb osób odwiedzających nasze strony, w ramach tych czynności staramy się nie gromadzić danych osobowych ani żadnych informacji pozwalających na ustalenie Twojej tożsamości, jednakże posiadamy numer IP, który jeśli nie jest numerem dynamicznym, jest daną osobową.

8. Przechowywanie danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w niniejszej Polityce Prywatności, chyba że dłuższy okres przechowywania danych będzie wymagany lub będzie dozwolony przez prawo.

9. Bezpieczeństwo danych przetwarzanych przez TB Foam Solutions Sp. z o.o.

Bezpieczeństwo, spójność i poufność informacji dotyczących Państwa są dla nas niezwykle ważne TB Foam Solutions Sp. z o.o. wdrożył techniczne, administracyjne i fizyczne środki bezpieczeństwa, które mają na celu ochronę informacji przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, wykorzystaniem i modyfikacją. Okresowo dokonujemy weryfikacji naszych procedur bezpieczeństwa, aby stosować tylko najnowsze technologie i metody. Należy pamiętać, że pomimo naszych starań, żadne stosowane środki bezpieczeństwa nie są doskonałe i odporne na włamanie.

10. Zmiany w niniejszej polityce prywatności

Możemy zmieniać niniejszą Politykę Prywatności, aby dostosować ją do najnowszych technologii, praktyk branżowych, wymogów regulacyjnych lub do innych celów. Za każdym razem umieścimy zaktualizowane informacje na naszych stronach internetowych. Dlatego prosimy o regularne zapoznawanie się z naszą Polityką Prywatności.

11. Uwagi i pytania

W przypadku uwag lub pytań dotyczących niniejszej Polityki Prywatności, prosimy o kontakt z Inspektorem ochrony danych na adres e-mail: iod@tbfoamsolutions.pl.

12. Dane kontaktowe

Niniejsza strona jest własnością TB Foam Solutions Sp. z o.o.

Z TB Foam Solutions Sp. z o.o. można się skontaktować pisząc na adres: ul. Spółdzielcza 49, 64-100 Leszno, mailowo: info@tbfoamsolutions.pl lub telefonicznie pod numerem telefonu +48 65 52 52 200.

Polityka z dnia 6.10.2023r.